Política de tratamiento de datos personales
Sistema de Marcaciones (registro de asistencia con fotografía y ubicación)
Este documento complementa la Política para el tratamiento de datos personales del Instituto Público de Investigación de Acuicultura y Pesca, aprobada mediante la Resolución Nro. IPIAP-IPIAP-2024-0028-R del 1 de octubre de 2024. Explica los datos que trata específicamente este sistema. En todo lo demás rige la política institucional.
1. Responsable del tratamiento
El Instituto Público de Investigación de Acuicultura y Pesca (IPIAP) es el responsable del tratamiento de los datos personales que se registran en este sistema.
- Dirección
- Letamendi #102 y la Ría, Guayaquil, Ecuador (código postal 090314)
- Teléfonos
- +593-4-2401773 / 2401776 / 2401779
- Correo
- gestiondocumental@institutopesca.gob.ec
- Sitio web
- www.institutopesca.gob.ec
2. Delegada de protección de datos personales
- Nombre
- Ing. Wendy Geomara Herrera Cuero, Comunicación Social
- Correo
- wherrera@institutopesca.gob.ec
3. Datos que trata este sistema y para qué
Este sistema es de uso exclusivo de los servidores y trabajadores del IPIAP. Al marcar, se tratan los siguientes datos:
| Dato | Finalidad |
|---|---|
| Número de cédula y contraseña | Identificarlo(a) y autenticar su acceso. La contraseña se almacena de forma cifrada. |
| Nombres y apellidos | Asociar cada marcación con el servidor o trabajador correspondiente. |
| Fotografía tomada al marcar | Verificar que la persona que marca es quien dice ser. |
| Ubicación geográfica al marcar | Verificar que la marcación se realiza desde un lugar autorizado. |
| Fecha y hora de la marcación | Registrar la entrada y la salida para el control de asistencia. |
Su navegador le pedirá permiso para usar la cámara y la ubicación. Estos permisos se usan únicamente para realizar la marcación. Los datos no se utilizan para publicidad, marketing ni para ninguna finalidad distinta a las descritas.
4. Base legal
El tratamiento se fundamenta en el derecho a la protección de datos personales reconocido en el artículo 66, numeral 19 de la Constitución de la República, en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y en la relación laboral o de servicio con la institución, que exige controlar la asistencia del personal conforme a la normativa de administración del talento humano aplicable. Por esta razón, el uso del sistema para marcar no depende de un consentimiento opcional, y este texto cumple el deber de informarle según el artículo 12 de la Ley.
5. Destinatarios de la información
Sus datos son accesibles únicamente para el personal autorizado de Talento Humano y de administración del sistema, según su rol. No se transfieren a terceros ajenos a la institución, salvo requerimiento de una autoridad competente conforme a la ley.
6. Tiempo de conservación
Los datos se conservan durante el tiempo que dure la relación laboral o de servicio y, después, por el plazo que establezcan el Instructivo de Gestión Documental del IPIAP y la normativa de archivo público aplicable. Concluido ese plazo, se eliminan o se anonimizan de forma segura.
7. Uso de inteligencia artificial y autenticidad de la fotografía
La fotografía de marcación debe tomarse en tiempo real con la cámara del dispositivo, en el momento de marcar.
Está prohibido subir, simular o sustituir la imagen con fotografías previas, imágenes generadas o alteradas con inteligencia artificial, suplantaciones de identidad (deepfakes) o cualquier mecanismo que falsee la identidad o la ubicación.
Cualquier infracción se considera una falta y será tramitada conforme a la normativa disciplinaria aplicable.
Además, el personal no debe ingresar datos personales de otros servidores o usuarios en herramientas de inteligencia artificial externas. Este sistema no toma decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas ni elabora perfiles: las novedades de asistencia son revisadas por personal de Talento Humano.
8. Sus derechos
Usted tiene derecho a:
- Acceder a sus datos personales de forma gratuita.
- Rectificarlos y actualizarlos cuando sean inexactos o estén incompletos.
- Solicitar su eliminación, cuando ya no sean necesarios y no exista obligación legal de conservarlos.
- Oponerse al tratamiento y solicitar su limitación, en los casos que prevé la ley.
- Solicitar la portabilidad de sus datos.
- No ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas.
Para ejercerlos, escriba a gestiondocumental@institutopesca.gob.ec, con copia a la delegada de protección de datos. La respuesta llegará por el mismo medio o por el que usted indique.
9. Si no entrega los datos o entrega datos erróneos
Si no autoriza el acceso a la cámara o a la ubicación, el sistema no podrá completar su marcación. En ese caso, comuníquelo a Talento Humano para que se gestione su registro conforme a la normativa interna. Los datos inexactos, como una cédula mal ingresada, pueden generar registros de asistencia incorrectos, por lo que le pedimos verificarlos.
10. Seguridad de la información
- La comunicación con el sistema se realiza mediante el protocolo HTTPS.
- El acceso al panel administrativo está restringido por roles.
- Las contraseñas se almacenan cifradas y deben cumplir requisitos mínimos de seguridad.
- La institución aplica sus políticas internas de seguridad de la información, basadas en el EGSI, las normas ISO/IEC 27001 y 27005.
Usted debe mantener la confidencialidad de su contraseña y no compartirla. Toda marcación realizada con sus credenciales se considera hecha por usted.
11. Menores de edad
Este sistema está destinado únicamente a personal de la institución y no recopila datos de menores de edad.
12. Reclamos
Si considera que el tratamiento de sus datos no cumple la normativa, puede presentar su reclamo ante el responsable del tratamiento o la delegada de protección de datos, y también ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
13. Cambios en esta política
El IPIAP puede actualizar este documento cuando sea necesario. Si los cambios son sustanciales, se le notificará mediante un aviso en este sistema antes de que entren en vigencia.